یکی از نگرانی های حسابداران در هر سال مالی تنظیم کدینگ حسابداری است. بسیاری از حسابداران با توجه به تجربیات گذشته خود از کدینگ های قبلی تعریف شده استفاده می کنند. کدینگ حسابداری باید به گونه ای باشد که استاندارد های حسابداری را رعایت کرده باشد. در فرایند حسابداری برای ثبت رویداد های مالی به تعداد زیاد و در انواع مختلف بنابران باید رویداد های مالی را در دسته های مختلف و در زیرمجموعه های فرعی دسته بندی کرد در غیر این صورت نوعی در هم ریختگی و بی نظمی ایجاد می شود که کلیه فعالیت های بعدی حسابداری را تحت تأثیر قرار میدهد. این دسته بندی رویدادهای مالی و مشخص کردن سطوح مختلف در آن و تعیین شاخه های اصلی و فرعی یک درخت را کدینگ حسابداری می گویند.
کدینگ در حسابداری
کدینگ حسابداری چیست
کدینگ حسابداری در لغت همان شماره سرفصل های حسابداری می باشد. کدینگ به دسته بندی و مرتب سازی سرفصل های حسابداری با نظمی که مورد نظر ما است گفته می شود. کدینگ حسابداری یکی از پایه های ابتدایی و اصلی در حسابداری می باشد.
کدینگ حسابداری به حسابداران برای ثبت اسناد حسابداری و گزارشات مانند تراز و دفاتر کمک می کند. کدینگ جهت تجزیه و تحلیل و دریافت گزارش برای هر سرفصل در حسابداری و همچنین سهولت در دستیابی به اطلاعات استفاده می شود و نیز سر فصل های حسابداری را به شکل سازماندهی شده در می آورد.
این دسته بندی ها دارای لایه ها و زیرشاخه هایی هستند که در حسابداری به اصطلاح کدینگ حسابداری گفته می شود.
طبقه بندی حساب ها در حسابداری
در سیستم حسابداری چهار سطح حساب وجود دارد. برای ایجاد کدینگ ها در حسابداری باید به این ساختار و لایه ها توجه داشت:
لایه اول : گروه حساب
این لایه را گروه های ترازنامه و سر فصل های اصلی سود و زیان تشکیل می دهند. بنابراین می توان تمامی بدهی های جاری و غیر جاری، درآمد ها و هزینه ها، سرمایه گذاران و حقوق مرتبط با آنها و ذی نفعان دیگر را در این لایه تعریف کرد. این لایه معمولا شامل اعداد یک یا دو رقمی است.
لایه دوم : حساب کل
در این لایه معمولا صورت های حساب های مالی تعریف می شود. معمولا نیازها و فعالیت های شرکت از عوامل اصلی این لایه هستند و گروه حساب های شرکت را به ارقام کوچک تر تقسیم می کند که به حساب کل هم شناخته می شوند. در این لایه از ارقام ۲ یا ۳ رقمی استفاده می شود. البته برخی نیز اعداد یک رقمی در نظر می گیرند.
لایه سوم : حساب معین
در این لایه تمامی حساب های کل به حساب های ریزتری تقسیم می شوند که در اصطلاح حسابداری به حساب معین معروف هستند. در این لایه کد ها ۲ رقمی تعریف می شوند.
لایه چهارم : حساب های تفصیلی
حساب های تفضیلی حساب های ریز شده معین هستند که در اصطلاح به حساب تفضیلی در حسابداری شناخته می شوند و در طبقه بندی شرایط راحت تری را ایجاد می کنند و شناسایی حساب را تسهیل می دهند. بهترین حالت برای تعریف کد های این لایه استفاده از حساب های یونیک و منحصر به فرد است. این کار باعث می شود همه اشخاص حقیقی و حقوقی دارای یک حساب منحصر به فرد و یک کد شناخته شده باشند.
کاربرد کدینگ در حسابداری
تمام اشخاص حقیقی و حقوقی برای ثبت اسناد خود و تهیه گزارش هایی نظیر تراز، به کدینگ حسابداری نیاز دارند. کدینگ ها در سیستم های حسابداری مختلف جهت شناسایی بهتر و ساده تر حساب ها مورد استفاده قرار می گیرد.
گروه حساب ها در واقع حساب های اصلی هستند که دسته بندی کلی بر اساس این گروه شکل می گیرد. حساب کل حسابی است که برای اداره دارایی و سازمان امور مالیاتی دارای اهمیت است و عملکرد آنها نیز باید برای گزارش به این سازمان‌ها ارائه شود.حساب بعدی که
حساب معین که سومین دسته است، بیشتر برای منظور گزارش‌دهی و تصمیم‌گیری مورد استفاده قرار می گیرد و حساب‌های تفضیلی، حساب‌هایی هستند که برای هر سازمان منحصراً تعریف می‌شوند. اگر در سیستم کدگذاری حساب تفضیلی به یک حساب معین متصل باشد، آن را استاندارد و در غیر این صورت، آن را شناور می‌نامند.
انواع کدینگ:
کدینگ حفظی:
این نوع کدینگ از نام سرفصل ها استفاده می نماید و آنها را مخفف می نماید تا به صورت غیر قابل حدس در آید. برای مثال: ح پ که به معنی حساب های پرداختنی می باشد.
کدینگ متوالی:
این نوع کدینگ به تمامی گروه ها، کل و معین اعدادی متوالی را اختصاص می دهد که حساب ها را با این اعداد می شناسند. برای مثال: هزینه ها ۶
به این نوع کدینگ، کدینگ سریالی نیز گفته می شود.
کدینگ توده ای:
در این نوع کدینگ، یک سری از کد ها فقط به حساب‌های یک دوره مالی مشخص اختصاص داده می‌شوند.
کدینگ سلسله مراتبی:
در این نوع کدینگ، تعدادی سرشاخه وجود دارد و زیرشاخه‌ها نیز کدهایی دارند که اعداد اول آنها با کد سرشاخه یکی است.
این کدینگ ها با توجه به نیاز هر شرکت و یا سازمانی توسط مدیران مالی، حسابداران و گروه حسابرسی پیشنهاد می گردد. همچنین برخی نرم افزار های مالی دارای امکانات گسترده تغیرات در طراحی کدینگ می باشند که برای اجرای یک سیستم کدینگ مناسب می باشند.
نکته : برخی از نرم‌افزار های حسابداری مانند نرم افزار سپیدار همکاران سیستم بصورت پیش فرض دارای کدینگ حسابداری هستند. کدینگ حسابداری سپیدار سیستم بر اساس استاندارد حسابرسی می باشد.
نکته : شرکت ها و سازمان ها می توانند برای ایجاد کدینگ جامع از موسسات خدمات مالی کمک بگیرند.